副業を始めたばかりの方にとって、請求書の作成は複雑で戸惑うことが多いものです。会社員として給与をもらうときと異なり、副業では自分で収入を管理し、適切に請求書を発行する必要があります。請求書は単なる支払い依頼書ではなく、取引先との信頼関係の構築や税務処理において極めて重要なビジネス書類です。そのため正しい請求書の作成方法を身につけることが大切です。

副業における請求書の重要性

副業での請求書は、提供したサービスや商品の報酬を確実に受け取るために欠かせない書類です。請求書がなければ、取引先は正式な支払い手続きを進めることができません。収入を正しく受け取るための第一歩といえます。

また、請求書は取引の記録としても重要な役割を果たします。いつ、誰に、どんな業務を行い、いくら請求したのかが明確に残ることで、後々の認識のずれやトラブルを防止できます。こうした正確な記録は、信頼あるビジネス姿勢を示す証でもあり、取引先との良好な関係づくりにもつながります。

税務の面から見ても、請求書は欠かせない役割を担っています。副業で得た収入は、原則として確定申告の対象となり、請求書はその収入を証明する重要な証拠書類です。税務調査が入った際には、取引内容を明確に示す根拠としても役立ちます。また、請求書を渡した取引先にとっても経費を証明するために必要な書類です。自分自身と取引先の双方が安心して取引できるよう、正確に作成し、適切に管理することが税務リスクを防ぐ上で重要です。

請求書に必ず記載すべき項目と書き方のポイント

請求書に記載すべき基本的な項目は決まっています。ビジネスマナーとして一般的に記載される9つの項目を紹介します。

副業者が知っておくべき請求書の注意点と法的要件

請求書作成で初心者が特に迷いやすいのが税金の扱いです。ここでは、副業者が押さえておくべき「消費税」と「源泉徴収」の基本、「請求書の保管義務」について解説します。

免税事業者はどう書く？インボイス制度下の請求書の書き方

副業を始めたばかりの多くの方は、消費税の申告・納税が免除される「免税事業者」に該当するでしょう。2023年10月に開始されたインボイス制度により「免税事業者が請求書に消費税額を記載して良いのか？」と迷う人も多いですが、請求書には消費税額を分けて記載する必要はなく、報酬の合計金額のみを記載します。ただし、取引先との取り決めで報酬に対して消費税相当額を上乗せして請求することも可能です。その場合は、「小計」「消費税相当額」「合計」の項目に分けて記載します。取引先によっては、請求書への消費税の書き方に指定がある場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

また、免税事業者である副業者が注意しなければいけない3つの消費税の注意点について紹介します。

• 免税事業者は、インボイス制度の適格請求書の発行はできません。取引先に免税事業者である旨を事前に伝えておきましょう。
• 請求書にインボイスの登録番号（T + 13桁の数字）と類似した番号を記載するなど、適格請求書と誤認される請求書を発行してはいけません。
• 飲食料品などを販売する場合は、請求書に軽減税率対象品目である旨、また税率ごとに合計した税込金額を明記する必要があります。

消費税やインボイス制度の詳しい解説は、今後別の記事で公開予定です。制度の仕組みについても詳しく解説しますので、そちらもあわせてご覧ください。

源泉徴収が必要な業務と請求書への記載方法

源泉徴収とは、取引先が報酬から所得税などを天引きし、あなたに代わって国に納付する制度です。講演料やライターの原稿料など特定の業務のみが源泉徴収の対象です。

源泉徴収の対象となる場合は、請求書に源泉税額を明記します。例えば、報酬額が10万円で、税率10.21%が適用される場合は、請求書に以下のように記載します。

報酬額10万円

源泉税10,210円

差引支払額89,790円

源泉徴収の有無や税率は業務内容によって異なるため、事前の確認が欠かせません。国税庁のサイトには「源泉徴収が必要な報酬・料金等の範囲」が掲載されています。判断に迷う場合は、取引先とあらかじめ相談しておくと安心です。

国税庁「源泉徴収が必要な報酬・料金等とは」

請求書の保管義務と保存期間

請求書は発行して終わりではありません。法律で定められた期間保管する義務があります。請求書の控えは、確定申告の根拠資料として、その請求書の取引があった年の確定申告期限の翌日3月16日から5年間の保存義務があります。消費税の課税事業者の場合は7年間の保存義務となります。請求書を電子データで取引先に送った場合は、電子データとして保存し、紙で渡している場合は、控えを紙で保存します。また紙で保存せずに全てデータ化したい場合は特定の条件を満たせば可能です。その場合は事前に「電子帳簿保存法」について確認しておきましょう。

クラウド会計ソフトで請求書作成・管理を効率化

副業が軌道に乗り、請求書の作成だけでなく、その管理も非常に重要になってきます。特に副業収入から経費を差し引いた所得が20万円を超え、白色申告から青色申告への切り替えを検討するタイミングこそ、「クラウド会計ソフト」の導入をおすすめします。

青色申告では複式簿記による帳簿作成が必要となり、手作業での管理は格段に複雑になりますが、最大65万円の特別控除や赤字の3年間繰越など、大きな節税メリットがあります。

クラウド会計ソフトの最大のメリットは、請求書作成から複式簿記の会計帳簿作成、青色申告の確定申告書類まで一元的に自動化できる点にあります。請求書作成においては、事前にテンプレートが用意されているため取引先情報や自身の情報を登録することで、手軽に適切な請求書を作成できます。またクラウド会計ソフト上に電子データを保管できる機能もあるため、管理も効率化できます。

白色申告のうちは手作業でも対応可能ですが、青色申告に切り替える際は、クラウド会計ソフトの導入が効率化の鍵となります。この移行タイミングでの導入により、複雑な青色申告の準備もスムーズに進められます。

確定申告の白色・青色申告について詳しい解説は、今後別の記事で公開予定です。そちらもあわせてご覧ください。

副業成功のための請求書作成

副業での請求書発行は、単なる事務作業ではなく「信頼を示すビジネスの第一歩」です。

正確で丁寧な請求書を作ることで、取引先からの信頼を得るとともに、税務のトラブルも未然に防げます。形式に則った請求書を発行し、「誠実なプロ」としての姿勢を示していきましょう。